Autenticação livros contábeis ECD dispensa escrituração física

Tipo de norma: Solução de Consulta
Número/referência: nº 606/2017 – COSIT
Data de publicação: 22 de dezembro de 2017
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação da Receita Federal do Brasil

A Receita Federal do Brasil (RFB) esclareceu, por meio da Solução de Consulta nº 606/2017, que a Autenticação livros contábeis ECD (Escrituração Contábil Digital) dispensa a necessidade de escrituração física dos livros contábeis abrangidos por esta escrituração digital. A norma ainda define regras específicas para autenticação de livros contábeis de pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais.

Contexto da Norma

A consulta que originou esta Solução foi apresentada por uma associação civil educacional, de natureza filantrópica e sem fins lucrativos, questionando especificamente se a dispensa de autenticação prevista na legislação se aplica apenas ao arquivo digital da ECD ou se estende também aos livros diários impressos encaminhados para autenticação em cartório.

A dúvida surgiu em função da redação do § 4º do art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013 (incluído pela IN RFB nº 1.510/2014), que dispensa de autenticação os livros da escrituração contábil das pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais, como é o caso das associações e fundações.

Principais Disposições

De acordo com a análise da RFB, a Autenticação livros contábeis ECD ocorre de forma diferente conforme o tipo de pessoa jurídica:

• Para pessoas jurídicas sujeitas a registro em Juntas Comerciais (empresas comerciais): a autenticação ocorre diretamente pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), dispensando qualquer outra forma de autenticação;
• Para pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais (associações, fundações, etc.): há dispensa total de autenticação dos livros contábeis, desde que adotada a ECD.

A Solução de Consulta esclarece, ainda, que a ECD compreende a versão digital do livro Diário e seus auxiliares, do livro Razão e seus auxiliares, bem como dos livros Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias, conforme previsto no art. 2º da IN RFB nº 1.420/2013.

Um ponto fundamental destacado na decisão é que as regras de autenticação previstas na Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013 aplicam-se exclusivamente às pessoas jurídicas que adotaram a ECD, seja por obrigação legal ou de forma voluntária. Portanto, entidades que não utilizam o sistema ECD devem seguir as regras tradicionais de autenticação conforme legislação aplicável.

Obrigatoriedade da ECD

A Solução de Consulta também recapitula as situações em que a adoção da ECD é obrigatória, a partir de 1º de janeiro de 2014:

• Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real;
• Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que distribuam lucros sem incidência de IRRF em valor superior à base de cálculo do imposto;
• Pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições;
• Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

A partir de 1º de janeiro de 2016, a obrigatoriedade foi ampliada para incluir:

• Pessoas jurídicas imunes e isentas que apurem contribuições (PIS/PASEP, COFINS, etc.) superiores a R$ 10.000,00 em qualquer mês ou com receitas superiores a R$ 1.200.000,00 no ano-calendário;
• Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa de escrituração simplificada.

Impactos Práticos

A Autenticação livros contábeis ECD traz importantes benefícios e simplificações para as pessoas jurídicas:

• Eliminação da necessidade de manter livros contábeis físicos para as entidades que adotam a ECD;
• Redução de custos com impressão, encadernação e autenticação de livros;
• Simplificação do processo de autenticação para empresas comerciais, que ocorre digitalmente pelo SPED;
• Dispensa total de autenticação para entidades não sujeitas a registro em Juntas Comerciais que adotam a ECD.

Para as entidades que ainda não adotaram a ECD, é importante observar que as regras tradicionais de autenticação continuam aplicáveis. Dessa forma, associações e fundações que mantêm escrituração contábil em livros físicos seguem obrigadas a realizar a autenticação desses livros nos cartórios competentes, conforme legislação específica.

Análise Comparativa

A decisão da RFB representa um importante avanço na desburocratização dos procedimentos contábeis. Anteriormente à ECD, todas as pessoas jurídicas eram obrigadas a manter escrituração física dos livros contábeis e providenciar sua autenticação nos órgãos competentes (Juntas Comerciais ou Cartórios).

Com a implementação da Autenticação livros contábeis ECD, estabeleceu-se um sistema dual:

1. Para entidades que adotam a ECD: dispensa da escrituração física e simplificação/dispensa da autenticação;
2. Para entidades que não adotam a ECD: manutenção das obrigações tradicionais de escrituração física e autenticação.

Vale destacar que a adoção da ECD é facultativa para as pessoas jurídicas não obrigadas por lei (art. 3º, § 1º, da IN RFB nº 1.420/2013), o que permite que pequenas entidades também possam se beneficiar da simplificação dos procedimentos contábeis.

Considerações Finais

A Solução de Consulta nº 606/2017 traz importante esclarecimento sobre a extensão da dispensa de autenticação de livros contábeis para entidades que adotam a ECD. Fica claro que a adoção da escrituração digital, seja por obrigação legal ou de forma voluntária, substitui integralmente a necessidade de escrituração física dos livros contábeis correspondentes.

Para as pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais (associações, fundações, etc.), a adoção da ECD representa uma simplificação significativa, uma vez que dispensa totalmente a autenticação dos livros contábeis. Entretanto, é importante ressaltar que esta dispensa só se aplica às entidades que efetivamente adotaram a ECD, não beneficiando aquelas que mantêm apenas escrituração física.

Recomenda-se às entidades não obrigadas à ECD que avaliem a conveniência de adotá-la voluntariamente, considerando os benefícios de simplificação e redução de custos que essa opção proporciona.

Para consulta mais detalhada, a íntegra da Solução de Consulta nº 606/2017 está disponível no site da Receita Federal do Brasil.

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