Como registrar despesas de viagens ao exterior no SISCOSERV é uma dúvida comum entre empresas que enviam funcionários para compromissos internacionais. A Solução de Consulta DISIT/SRRF06 nº 6009, de 21 de maio de 2018, traz importantes esclarecimentos sobre este tema, estabelecendo critérios claros sobre quais despesas devem ser declaradas no sistema.
Tipo de norma: Solução de Consulta
Número/referência: DISIT/SRRF06 nº 6009
Data de publicação: 21 de maio de 2018
Órgão emissor: Divisão de Tributação da Superintendência Regional da Receita Federal do Brasil da 6ª Região Fiscal
Contextualização da obrigação no SISCOSERV
O Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio (SISCOSERV) foi criado para monitorar operações de comércio exterior de serviços realizadas entre residentes e não residentes no Brasil. Instituído pela Instrução Normativa RFB nº 1.277/2012, o sistema exigia o registro de diversas operações internacionais, incluindo aquelas relacionadas a viagens corporativas.
Embora o SISCOSERV tenha sido descontinuado em 2020, o entendimento estabelecido nesta Solução de Consulta permanece relevante para compreender a diferenciação entre despesas corporativas e pessoais em viagens internacionais, aplicável a outras obrigações fiscais e declaratórias que persistem no ordenamento jurídico brasileiro.
Principais disposições da Solução de Consulta
De acordo com a norma, as pessoas jurídicas domiciliadas no Brasil devem registrar no SISCOSERV as despesas de viagens ao exterior de seus empregados, gerentes e diretores residentes no país, quando estas despesas se referirem a:
- Serviços tomados pela empresa
- Faturados em nome da pessoa jurídica
- Prestados por residentes ou domiciliados no exterior
A Solução de Consulta esclarece que esta obrigação está fundamentada no artigo 1º, caput e § 4º da Instrução Normativa RFB nº 1.277/2012, e nos itens específicos do Manual de Aquisição do SISCOSERV (item 1.6 da 9ª Edição e item 2.1 da 11ª Edição).
Exceções importantes: o que não precisa ser declarado
Um ponto fundamental da decisão é a exceção estabelecida para gastos pessoais. Conforme o texto, estão dispensados do registro no SISCOSERV:
- Refeições contratadas diretamente pelo viajante
- Hospedagem reservada pela própria pessoa física
- Serviços de locomoção no exterior pagos diretamente pelo viajante
- Quaisquer outros gastos pessoais diretamente contratados pela pessoa física
Estas despesas são consideradas operações da pessoa física e não da empresa, portanto, não se enquadram na obrigatoriedade de registro no sistema.
Distinção entre despesas corporativas e pessoais
O entendimento estabelecido na Solução de Consulta cria uma clara distinção entre:
- Despesas corporativas: aquelas contratadas em nome da empresa e faturadas para a pessoa jurídica, como passagens aéreas adquiridas diretamente pela empresa, reservas de hotel feitas corporativamente, contratação de serviços de transporte para o funcionário em nome da empresa, entre outras.
- Despesas pessoais: aquelas contratadas diretamente pelo viajante durante sua estadia no exterior, mesmo que posteriormente reembolsadas pela empresa, como refeições individuais, deslocamentos por aplicativos de transporte solicitados pelo próprio funcionário e outros gastos particulares.
Impacto prático para as empresas
Esta diferenciação tem implicações importantes para o controle financeiro e fiscal das empresas que enviam funcionários ao exterior:
- Necessidade de controles internos: As empresas precisam manter sistemas que diferenciem claramente despesas corporativas (sujeitas a registro) de despesas pessoais (dispensadas do registro).
- Políticas de viagens: O modo como uma empresa estrutura sua política de viagens internacionais pode impactar diretamente nas obrigações acessórias. Por exemplo, se todas as despesas forem centralizadas e faturadas para a empresa, todas estariam sujeitas a registro.
- Sistema de reembolsos: Quando a empresa opta por trabalhar com reembolsos de despesas pessoais dos funcionários, esses valores permanecem caracterizados como operações da pessoa física, simplificando as obrigações declaratórias.
Vinculação a entendimento anterior da Receita Federal
A Solução de Consulta analisada está vinculada à Solução de Consulta COSIT nº 129, de 1º de junho de 2015, reforçando que este entendimento já havia sido consolidado pela Coordenação-Geral de Tributação (COSIT). Esta vinculação demonstra a uniformidade de interpretação da Receita Federal sobre o tema.
Análise da parte processual da Consulta
A segunda parte da Solução de Consulta aborda aspectos processuais, declarando ineficaz a consulta formulada por quem não se caracteriza como sujeito passivo da obrigação tributária em questão. Esta parte está fundamentada no artigo 46, caput, e artigo 52, I, do Decreto nº 70.235/1972, além dos artigos 2º, I, e 18, I, da Instrução Normativa RFB nº 1.396/2013.
Este aspecto é importante para empresas que pretendem formular consultas à Receita Federal, pois evidencia a necessidade de legitimidade do consulente para questionar sobre determinada obrigação tributária ou acessória.
Considerações finais
Embora o SISCOSERV tenha sido descontinuado pela Portaria Conjunta RFB/SCS nº 25/2020, o entendimento estabelecido nesta Solução de Consulta permanece relevante para a interpretação de outras obrigações acessórias relacionadas ao comércio internacional de serviços e para a correta classificação contábil e fiscal das despesas com viagens internacionais.
As empresas que ainda mantêm operações internacionais devem continuar atentas à distinção entre despesas corporativas e pessoais, pois tal diferenciação permanece aplicável a outras declarações, como a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
A clara separação entre o que constitui uma operação da pessoa jurídica e o que caracteriza um gasto pessoal do funcionário continua sendo um critério importante para a correta aplicação da legislação tributária brasileira.
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