SIMPLES: exclusão por falta de escrituração

• Acórdão nº: 1402-007.173
• Processo nº: 19515.720707/2018-00
• Câmara: 4ª Câmara, 2ª Turma Ordinária
• Relator: Rafael Zedral
• Data da sessão: 19 de novembro de 2024
• Resultado: Negado provimento ao recurso voluntário, por unanimidade
• Instância: Segunda Instância (CARF)
• Tipo de recurso: Recurso Voluntário
• Setor econômico: Indústria de Equipamentos Industriais

O CARF negou provimento ao recurso de Teixeira e Ruiz Indústria e Comércio de Fornos e Máquinas Ltda (EUROMAQ), fabricante de equipamentos para panificação, mantendo sua exclusão de ofício do Simples Nacional. A decisão unânime reafirma que a ausência de escrituração do livro-caixa e a impossibilidade de rastreamento da movimentação financeira são infrações graves que justificam o afastamento do regime tributário simplificado.

O Caso em Análise

A empresa EUROMAQ era optante do Simples Nacional desde antes de 2010. A Fazenda Nacional identificou que, em 31 de dezembro de 2010, a empresa havia sido automaticamente excluída do regime. Contudo, a contribuinte continuou realizando recolhimentos como se ainda integrasse o sistema simplificado, durante anos.

Em 2013, apresentou uma discrepância alarmante: informou receita bruta de apenas R$ 391.863,91 na documentação fiscal, enquanto havia emitido R$ 16.297.000,06 em notas fiscais eletrônicas—uma diferença de aproximadamente 4.063%. Essa inconsistência sinalizou graves falhas na escrituração contábil.

Em 1º de julho de 2017, foi realizado Termo de Procedimento de Investigação Fiscal (TIPF) solicitando expressamente a apresentação dos livros contábeis e documentos do exercício de 2013. A empresa não apresentou o livro-caixa, documento obrigatório para manutenção no Simples Nacional. Com base nessa omissão, em 8 de novembro de 2018, foi formalizada a exclusão de ofício do regime simplificado.

As Teses em Disputa

Tese da Contribuinte

A empresa argumentou que não deveria ter sido excluída de ofício ou que a exclusão deveria ser revogada mediante a apresentação posterior de documentos. Sustentava a possibilidade de regularização contábil e de adequação às obrigações do regime simplificado, buscando se manter no Simples Nacional com base em apresentações posteriores de registros.

Tese da Fazenda Nacional

A Fazenda Nacional sustentou que a falta de escrituração do livro-caixa e a impossibilidade de identificação da movimentação financeira, inclusive bancária, constituem infração direta ao Art. 2º, inciso I da Resolução CGSN nº 94/2011. Para a Fazenda, essas omissões justificam plenamente a exclusão de ofício, sem necessidade de procedimentos adicionais.

A Decisão do CARF

O CARF, de forma unânime, adotou a tese da Fazenda Nacional. A corte estabeleceu a seguinte orientação jurisprudencial:

“Deve ser excluída de ofício da sistemática do Simples Nacional, a pessoa jurídica optante que não tenha escriturado livro-caixa ou não permita a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária.”

O tribunal fundamentou a decisão em três alicerces legais:

1. Lei Complementar nº 123/2006 (artigos 3º, caput, inciso I; 28, parágrafo único; e 29, incisos I e VIII): estabelece os requisitos para manutenção da opção pelo regime simplificado e exige a efetiva escrituração contábil.
2. Resolução CGSN nº 94/2011, artigo 2º, inciso I: tipifica como infração ao regime a falta de escrituração ou impossibilidade de identificar a movimentação financeira.
3. Ato Declaratório Executivo (ADE) da SRF nº 15/2001 (item 4.1): define os padrões técnicos para apresentação de registros contábeis, inclusive digitalizados.

O tribunal ressaltou que a escrituração do livro-caixa não é mera formalidade, mas um requisito essencial para que a Administração Tributária possa verificar a efetiva receita bruta da empresa e confirmar o atendimento dos limites de faturamento do regime simplificado (atualmente R$ 4,8 milhões anuais).

No caso em análise, a discrepância de 4.063% entre a receita declarada (R$ 391.863,91) e as notas fiscais emitidas (R$ 16.297.000,06) evidenciou que não era possível identificar a verdadeira movimentação financeira da empresa, comprometendo a integridade do regime tributário simplificado.

Impacto Prático para Empresas do Simples Nacional

Este acórdão reafirma jurisprudência consolidada no CARF: a falta de escrituração do livro-caixa é causa automática de exclusão do Simples Nacional, independentemente de:

• Apresentação posterior de documentos
• Promessas de regularização contábil
• Argumentos de dificuldade técnica ou operacional
• Possibilidade de reconstrução de registros

Para indústrias e empresas comerciais optantes do Simples Nacional, a decisão enfatiza que:

1. A escrituração deve ser concomitante aos fatos geradores—não pode ser feita anos depois quando solicitada pela fiscalização.
2. O livro-caixa é mandatório, mesmo que a empresa mantenha escrituração digital ou em softwares integrados; este livro deve ser mantido atualizado para permitir auditoria.
3. A movimentação bancária deve ser rastreável e compatível com a receita declarada em notas fiscais eletrônicas; inconsistências gritantes (como a encontrada neste caso) desencadeiam exclusão imediata.
4. Uma exclusão anterior do regime (como a de 2010, neste caso) não é automática se a empresa continuar recolhendo, mas quando detectada, a Fazenda pode cobrar retroativamente e formalizar a exclusão com efeitos prospectivos.

O setor de equipamentos industriais, em especial, costuma ter operações com valores elevados e fornecedores/clientes em diferentes regiões. Nesse contexto, a segregação clara entre receita realizada e movimentação bancária é crítica para manutenção segura do regime.

Conclusão

O acórdão nº 1402-007.173 consolida entendimento firmado: nenhuma empresa pode manter-se no Simples Nacional sem escrituração regular do livro-caixa. A omissão dessa obrigação formal constitui infração que justifica exclusão de ofício, sem dependência de ampliação de prazos ou oportunidades de regularização posterior.

Para contribuintes optantes do regime, a lição é clara: investir em contabilidade organizada não é custo, mas proteção legal. O livro-caixa, ainda que elaborado em meio digital, deve estar permanentemente disponível para demonstrar a exata movimentação financeira da empresa. Essa documentação impede inconsistências como a verificada no caso da EUROMAQ e garante a permanência segura no regime tributário preferencial.